Khi thông tin trên hóa đơn điện tử bị sai sót hay xảy ra hành động chấm dứt cung cấp dịch vụ thì cần phải hủy bỏ hóa đơn điện tử. Đây là loại giấy tờ không bắt buộc phải có những mỗi doanh nghiệp cũng cần lập để đảm bảo tính minh bạch và thống nhất giữa các bên liên quan. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lập biên bản hủy hóa đơn 2023 theo thông tư 78!

Tổng quan về hủy hóa đơn

Hủy hóa đơn là gì?

Theo quy định tại khoản 10, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hủy hóa đơn, chứng từ là hành động làm cho hóa đơn, chứng từ đó không còn hiệu lực hay giá trị sử dụng nữa. Thông thường, người ta sẽ hủy hóa đơn khi có sai sót hoặc đối tác không cung cấp dịch vụ như trong hóa đơn đã đề cập.

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn có giống nhau không?

Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau nhưng lại có rất nhiều người thường xuyên nhầm lẫn và tưởng rằng hai nghiệp vụ này là một.

Cụ thể, hủy hóa đơn là hành động làm mất giá trị sử dụng của hóa đơn nhưng nó vẫn tồn tại trên hệ thống và có thể tra cứu được. Bạn có thể hủy hóa đơn nhiều lần, không giới hạn.

Khác với hủy hóa đơn, tiêu hủy hóa đơn là làm biến mất hoàn toàn hóa đơn. Khi tiêu hủy hóa đơn thì nó sẽ không còn tồn tại trên hệ thống nữa và bạn cũng thể truy cập hoặc tham chiếu thông tin. Hành động tiêu hủy hóa đơn sẽ diễn ra khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định.

>>> Xem thêm: Cập nhật quy trình xin nghỉ việc mới nhất

Khi nào cần lập biên bản hủy hóa đơn?

Biên bản hủy hóa đơn là loại văn bản được dùng để ghi nhận lý do hủy hóa đơn hay chứng kiến những sai sót trong quá trình hủy hóa đơn. Nhờ có biên bản này, các bên liên quan sẽ không phải kê khai thuế đối với những hóa đơn bị hủy. Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC đã quy định rằng biên bản hủy hóa đơn điện tử sẽ được lập khi hóa đơn điện tử bị sai sót hoặc phát sinh hành động hủy hay chấm dứt việc cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn.

Khi hóa đơn bị sai sót

Hóa đơn điện tử có thể xảy ra sai sót một số thông tin quan trọng như mã số thuế, thuế suất, giá trị hóa đơn, loại hàng hóa,… Khi có những sai sót này thì bên bán phải có trách nhiệm xử lý theo quy định. Để xử lý thì trước hết, bạn cần phải thông báo cho Cơ quan Thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Phát sinh hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước

Trong trường hợp này, bên bán sẽ hủy hóa đơn bằng cách thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Tiếp theo, bạn sẽ hủy hóa đơn trên phần mềm hệ thống và lập biên bản hủy hóa đơn theo quy định.

Hướng dẫn lập biên bản hủy hóa đơn điện tử

Các bước thực hiện thủ tục hủy hóa đơn

Để thực hiện thủ tục hủy hóa đơn thì bạn cần thực hiện 4 bước dưới đây:

• Bước 1: Lập bảng kiểm kê cho hóa đơn cần hủy
• Bước 2: Thành lập hội đồng thực hiện hủy hóa đơn (Nếu đơn vị hủy hóa đơn là hộ cá nhân kinh doanh thì bỏ qua bước này)
• Bước 3: Yêu cầu thành viên có mặt trong hội đồng hủy hóa đơn và ký xác nhận vào biên bản đồng thời đề nghị họ cam kết chịu trách nhiệm.
• Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ thực hiện thủ tục hủy hóa đơn gồm biên bản quyết định về thành lập hội đồng, kiểm kê hóa đơn muốn hủy, biên ban hủy hóa đơn, giấy thông báo kết quả hủy hóa đơn.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn 2023 theo thông tư 78

Dưới đây là mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 78 mà bạn có thể tham khảo.

Vừa rồi là những thông tin chi tiết về mẫu biên bản hủy hóa đơn theo thông tư 78 mới nhất. Hy vọng bài viết trên đây của chúng tôi sẽ giúp ích cho bạn.