Trong mỗi doanh nghiệp, bộ phận kế toán bao gồm rất nhiều mảng nhỏ như kế toán thuế, kế toán kho, kế toán bán hàng, kế toán bán hàng,… Mỗi mảng có một chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng đều đảm nhận vai trò là đảm bảo hiệu quả trong quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, tôi sẽ giúp các bạn giải đáp thắc kế toán kho là gì và công việc của kế toán kho.
Kế toán kho là gì?
Kế toán kho (Warehouse Accountant) là vị trí kế toán thường xuyên làm việc trong kho hàng. Họ có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra quá trình xuất nhập hàng hóa và kiểm soát số lượng hàng tồn kho. Bên cạnh đó, kế toán kho cũng đảm nhận vai trò xuất giấy tờ cùng với các chứng từ liên quan cho hàng hóa. Đồng thời, kế toán kho còn phải đảm bảo số lượng và chất lượng của hàng hóa nhằm hạn chế rủi ro thất thoát.
Kế toán kho là gì?
Trong một số doanh nghiệp, kế toán kho có thể kiêm luôn vị trí thủ kho bởi công việc của 2 bộ phận này có mối quan hệ mật thiết với nhau. Với các doanh nghiệp cần theo dõi đa dạng hàng hóa, nguyên vật liệu có nhiều quy cách, chủng loại,… như công ty văn phòng phẩm, sản xuất đồ ăn thì 2 bộ phận này sẽ được tách biệt với nhau.
Nhiệm vụ của kế toán kho
Kế toán kho có trách nhiệm quản lý các hoạt động xuất, nhập hàng hóa từ kho và ghi chép lại số liệu, xuất chứng từ hàng hóa và báo lại với cấp trên. Sau đó, họ sẽ phải tiến hành kiểm kê số lượng, phân loại để biết được hạn sử dụng rồi đưa ra hướng xử lý cho hàng tồn trước khi hết hạn, hạn chế tổn thất cho công ty. Số liệu vừa tổng hợp sau đó sẽ được gửi đến các phòng ban liên quan để xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp
Công việc của kế toán kho
Ngày nay, công nghệ thông tin và khoa học quản lý phát triển làm tiền đề cho nhiều phần mềm ra đời. Những công cụ này sẽ giúp ích rất nhiều cho bộ phận kế toán nói chung. Công việc của kế toán kho được chia thành công việc chung, công việc hằng ngày, công việc hàng tháng.
Công việc chung
- Kiểm soát, kiểm tra hàng hóa: Khi có bất cứ hoạt động xuất nhập kho nào, kế toán kho phải cập nhật tình hình, kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa để lên kế hoạch tiêu thụ hoặc giảm bớt hàng tồn kho hết hạn.
- Lập chứng từ và các giấy tờ liên quan: Để chuẩn bị cho việc đối chứng hàng hóa nhập xuất vào cuối kỳ, kế toán kho phải ghi chép cụ thể các loại số liệu và lưu giữ chứng từ, hóa đơn cẩn thận.
- Hạch toán và kê khai thuế: Cũng giống như công việc của các vị trí kế toán khác, kế toán kho phải ghi chép đầy đủ và hạch toán cẩn thận những hoạt động liên quan đến hàng hóa, doanh thu, chi phí. Bên cạnh đó, họ cũng cần phải kê khai đầy đủ thuế đầu vào cũng như thuế đầu ra để doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.
- Đối chiếu thông tin với thủ kho: Trong nhiều trường hợp, kế toán kho cần phải kiểm tra lại số lượng hàng hóa, đặc biệt là những loại hàng có giá trị lớn với thủ kho.
Công việc của kế toán kho
Công việc hằng ngày
- Làm việc với hàng hóa: Nhiệm vụ chính của kế toán kho là kiểm kê hàng hóa liên tục để thống kê số lượng, chất lượng và phân loại phù hợp. Những số liệu thống kê do kế toán kho cung cấp sẽ được dùng để làm cơ sở đề xuất phương án tích trữ hàng hóa đề phòng thiếu hụt hoặc kế hoạch thúc đẩy kinh doanh.
- Làm việc với chứng từ: Mỗi ngày, kế toán kho phải kiểm tra hóa đơn và chứng từ xem có đủ hợp lệ hay không trước khi cho phép xuất nhập hàng hóa. Ngoài ra, kế toán kho còn phải nhập thông tin từ hóa đơn và chứng từ vào hệ thống để tối ưu hiệu quả quản lý.
- Làm việc với kho hàng: Kế toán kho chịu trách nhiệm với kho hàng của doanh nghiệp, đảm bảo số lượng thực tế phải đúng với sổ sách đã ghi.
Công việc hằng tháng
Ngoài những công việc chung và công việc hằng ngày kể trên, công việc của kế toán kho còn cố định hằng tháng như:
- Lập báo cáo cuối tháng
- Hạch toán và đối chiếu
- Hoàn thành chứng từ ghi chép, sổ sách
Kế toán kho phải lập báo cáo mỗi cuối tháng
>>> Xem thêm: Kế toán bán hàng là gì? Những điều cần biết về kế toán bán hàng
Những kỹ năng kế toán kho cần có
Để có thể trở thành một kế toán kho chuyên nghiệp, bạn cần phải có những kỹ năng dưới đây:
- Nắm chắc kiến thức chuyên môn: Đặc thù công việc của kế toán kho là thường xuyên phải ghi chép chứng từ và hạch toán nghiệp vụ thu chi nên kế toán kho cần phải nắm được nguyên tắc hạch toán, các tài khoản liên quan,… Nếu không có kiến thức chuyên môn, công việc sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều.
- Có kỹ năng tin học văn phòng: Tin học văn phòng là kỹ năng bắt buộc phải có đối với mỗi nhân viên kế toán nói chung và kế toán kho nói riêng vì kế toán thường xuyên phải làm việc trên excel, word và các phần mềm thống kê khác.
- Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán: Hầu hết doanh nghiệp hiện nay đã ứng dụng công nghệ vào kế toán bằng việc triển khai sử dụng các phần mềm thông minh. Đó là những công cụ đắc lực giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc cho bộ phận kế toán. Do đó, mỗi kế toán kho cần phải thành thạo các phần mềm kế toán.
- Tập trung, cẩn thận và tỉ mỉ: Mỗi ngày, kế toán kho phải xử lý rất nhiều con số và các loại giấy tờ nên cần phải có sự tập trung cao độ và phẩm chất cẩn thận, tỉ mỉ. Từ đó tránh sai sót và rủi ro thất thoát cho doanh nghiệp.
Thành thạo phần mềm kế toán giúp công việc đơn giản hơn nhiều
Các loại tài khoản liên quan đến kế toán kho
Khi hạch toán các loại hàng hóa, tài sản, nguyên vật liệu,.. thì kế toán kho phải sử dụng các tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC như:
- Tài khoản 151: Phản ánh hàng mua đang đi đường
- Tài khoản 152: Phản ánh nguyên vật liệu
- Tài khoản 153: Phản ánh công cụ dụng cụ
- Tài khoản 154: Phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Tài khoản 155: Phản ánh thành phẩm
- Tài khoản 156: Phản ánh hàng hóa
- Tài khoản 157: Phản ánh hàng gửi đi bán
- Tài khoản 158: Phản ánh hàng hóa kho bảo thuế
Cần nắm được các tài khoản để hạch toán chính xác
Vừa rồi là những thông tin vô cùng hữu ích trả lời cho câu hỏi kế toán kho là gì và những công việc của kế toán kho. Qua bài viết này, tôi hy vọng rằng các bạn có thể hiểu sâu hơn về công việc kế toán kho để có lựa chọn công việc phù hợp với bản thân.
