Là một trong những công việc quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, kế toán bán hàng được rất nhiều người quan tâm khi mới làm quen với công việc kế toán. Vậy kế toán bán hàng là gì? Công việc của kế toán bán hàng như thế nào? Mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây để biết câu trả lời.
Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng – Sales Accountant là bộ phận kế toán có trách nhiệm quản lý và thu thập thông tin về nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp. Công việc của kế toán bán hàng gồm có ghi hóa đơn, ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng, lập báo cáo,…
Kế toán bán hàng có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp
Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp
Trong thời kỳ thương mại hóa phát triển mạnh mẽ như hiện nay thì kế toán có vị trí quan trọng trong tất cả các doanh nghiệp. Bộ phận này được chia thành nhiều mảng như kế toán kho, kế toán thuế, kế toán tiền mặt,… Trong đó, kế toán bán có hai vai trò chính, gồm có:
- Cung cấp số liệu và thông tin về hoạt động bán hàng giúp ban quản trị doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính của công ty để đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.
- Báo cáo kết quả bán hàng, thể hiện được hiệu quả trong khâu sản xuất và bán hàng.
Công việc của kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng thuộc bộ phận kế toán nội bộ doanh nghiệp. Nhìn chung, công việc của kế toán bán hàng sẽ xoay quanh các nghiệp vụ như quản lý tiền thu chi trong quá trình bán hàng và ghi chép hóa đơn.
Cập nhật giá và số lượng hàng hóa bán ra
Kế toán bán hàng phải thường xuyên cập nhật các điều chỉnh giá bán của doanh nghiệp cũng như là số lượng hàng hóa vào phần mềm kế toán mỗi ngày. Khi giá bán hàng hóa thay đổi, kế toán bán hàng có trách nhiệm thông báo đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng phải cập nhật hàng hóa bán ra trong ngày
Quản lý hóa đơn và chứng từ bán hàng
Mỗi ngày, kế toán bán hàng phải quản lý và kiểm tra các hóa đơn đầu vào, đầu ra bằng phần mềm điện tử để hạch toán nghiệp vụ bán hàng. Họ còn phải tính toán chiết khấu thương mại, xuất hóa đơn cùng với bảng kê khai chi tiết cho khách hàng, đồng thời theo dõi doanh số trong ngày.
Theo dõi tình hình công nợ bán hàng
Để hoàn thành nhiệm vụ này, kế toán bán hàng phải phối hợp với kế toán doanh thu và kế toán công nợ phải thu. 3 vị trí này sẽ phải thống kê lại toàn bộ tình hình công nợ và quản lý tiền hàng. Không chỉ vậy, bộ phận kế toán bán hàng còn chịu trách nhiệm quản lý khách nợ và lên kế hoạch đôn đốc thu hồi công nợ.
Lập báo cáo số liệu bán hàng
Kế toán bán hàng cần lập báo cáo tổng hợp danh mục hàng hóa bán ra, báo cáo tình hình sử dụng hóa tài chính, báo cáo công nợ phải thu. Những báo cáo này sẽ trở thành cơ sở quan trọng để doanh nghiệp đưa ra chiến lược hoạt động sao cho hiệu quả.
Kiểm kê hàng hóa trong kho
Kế toán bán hàng kết hợp với kế toán kho và thủ kho để kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho thực tế với số lượng có trên phần mềm, so sánh xem có sự chênh lệch nào không. Bên cạnh đó, họ cũng phải lập báo cáo tổng hợp số liệu mua bán vào cuối ngày.
Kiểm kê hàng hóa trong kho là công việc chính của kế toán bán hàng
Kiến thức chuyên môn cần có của kế toán bán hàng
Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
Để làm tốt công việc kế toán bán hàng, các bạn phải hiểu được quy tắc ghi nhận khi bán hàng: “Kế toán bán hàng là phần thu được từ quá trình bán hàng sau khi bỏ qua các chi phí phát sinh”.
Công thức xác định: Kết quả hoạt động = kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh + kết quả hoạt động tài chính + kết quả từ hoạt động khác – chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong đó:
- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh = doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ – giá vốn hàng bán – chi phí hàng bán
- Kết quả hoạt động tài chính = doanh thu hoạt động tài chính – chi phí tài chính
- Kết quả từ hoạt động khác = thu nhập khác – chi phí khác – thuế thu nhập doanh nghiệp
>>> Xem thêm: 7 nguyên tắc kế toán cần biết
Quy tắc ghi nhận doanh thu
Kế toán bán hàng cần nắm được 5 nguyên tắc bắt buộc khi ghi nhận doanh thu bán hàng:
- Đã xác định được chi phí liên quan
- Đã xác định được doanh thu và chắc chắn về khoản doanh thu
- Đã không còn là chủ sở hữu hàng hóa
- Đã thu về lợi ích kinh tế
- Đã thực hiện chuyển giao rủi ro và lợi ích hàng hóa cho khách hàng
Phải đảm bảo đáp ứng 5 nguyên tắc thì mới được ghi doanh thu
Các chứng từ kế toán bán hàng
- Hóa đơn VAT: Mẫu số 01 GTKT – 3LL
- Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT
- Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
- Giấy báo có
- Thẻ quầy hàng, giấy nộp tiền, bảng kê khai nhận hàng và thanh toán
- Báo cáo bán hàng, bảng kê khai hàng hóa – dịch vụ
- Chứng từ liên quan phụ thuộc vào hình thức kinh doanh của doanh nghiệp
Trình tự luân chuyển các loại chứng từ của kế toán bán hàng
Như chúng ta đã biết thì công việc hằng ngày của kế toán bán hàng là lập hóa đơn bán hàng khi phát sinh nghiệp vụ. Hóa đơn bán hàng sẽ gồm có 3 liên khác nhau, liên 1 lưu trên gốc sổ hóa đơn, liên 2 gửi khách hàng và liên 3 do công ty giữ lại. Khi lập hóa đơn sẽ xảy ra 3 tình huống với 3 cách xử lý khác nhau:
- Tình huống khách hàng nợ tiền: Kế toán bán hàng lập biên bản giao nhận và xác nhận nợ phải thu. Lúc này chứng từ sẽ có 3 liên, liên 1 để kiểm tra hàng xuất kho, liên 2 gửi khách hàng và liên 3 lưu lại vào sổ.
- Tình huống khách hàng trả tiền mặt: Kế toán bán hàng lập phiếu thu gồm 3 liên. Liên 1 do thủ quỹ nắm giữ, liên 2 do nơi lập phiếu giữ lại, liên 3 đưa khách hàng giữ.
- Tình huống khách hàng trả tiền chuyển khoản: Kế toán bán hàng lập giấy báo có để xác nhận về số tiền nhận được.
Vừa rồi là những thông tin liên quan đến kế toán bán hàng và công việc của bộ phận này. Hy vọng bài viết vừa rồi có thể giúp các bạn hiểu thêm về công việc kế toán và có thêm gợi ý cho định hướng nghề nghiệp của mình.
